لتشخيص،الفرز والإقصاء
2-2 التشخيصإذا لم تصحب عملية دفعالوثائق بجدول الدفع فإنه لابد من القيام بعملية التشخيص و هي جمع الأرصدة و معرفةكل الوحدات المكونة لها.و إعداد التشخيص لكل حزمة و التي تتكون من العناصر التالية :
1-رقـم الملف
2-الهيئـة المنتجة
3-عنـوان الرصيد
4-التاريخالأدنـى و الأقصى
5-الملاحظـات
6-السلسلة
7-التحديد الحرفـي
8-رقمالبطاقـة
9-رقم المخـزن أو القاعـة
10-رقـم العلبـة .
11-إسم الأرشيفيالذي قـام بعمليـة التشخيص لهذه الأرصـدةتهدف هذه العملية إلى إرسـاء القواعـدالأساسيـة للتعريف بالوثائـق و بمضمونها و إتاحتها لخدمة إحتياجـات المصالـحالمنتجة أو الباحثيـن بطريقـة سريعـة إلى حيـن إستعمال باقـي إجراءات المعالجـةللأرصدة . كما أنها تساعـد في التحكم في الفائـض الوثائقـي و توحيد طريقـة الوصف فيالمصالـح الأرشيفيـة و إعداد وسائـل البحث على نمـط موحـد
3- الفرز والاقصاء
3-1الفـرزهو عملية ماديـةبحتة حيث يتم فـرز و وتفقد الوثائـق التي ينمكن إختيارها للحفظ أو التي لا منفعـةمن حفظها . و تتم هذه العمليـة بطريقة عقلانيـة و بشروط مناسبة محكمة حيث يخصص لهاالمكان و الزمان المناسبيـن لها كما أنها تعتبـر مرحلة إنتقـال من الحفظ المؤقت إلىالحفظ النهائي ، أي من خلال حذف بعض الوثائق و حفظ البعض اللآخر حفظا دائما ونهائيا . و تهدف هذه العملية إلى ربح الوقت و المكان و تحسين التسيير .
طرق الفرزأ _ الفـرز قطعـة بقطعـة : و يتـم هذا النوعمن الفـرز بالمصالح من أجل تطهير الملفات من الوثائق الزائدة و المسودات و النسخالمتعددة مع الإحتفاظ بالأصلية تستعمل عند فرز رصيد مهم ذا قيمة تاريخيـة و يكونالرصيد المستقبـل مختلط و يتطلب فرز دقيق ، أو تكون كمية الرصيد كبـيرة و لا يتطلبالأمـر إلا حفظ بعض العينات ذات القيمة التـاريخيـةب _ الفـرز ملف بملف : و في هذا الفرز يتم التفحص و التحقق من عدم وجود وثائق لاتتماشى و محتوى الملفـاتأولا تعكس الوثائـق الأصلية للملفـات أو النسخ المكـررة أو غيـر المصادق عليهاج _ الفـرز سلسلة بسلسلةو هي عملية إنتقـاء الوثائـق ذات الأهميةالإداريـة و التاريخيـة .
د _ الفـرز رصيد برصيد أو الطريقة الطبوغرافية:تخضع هذه العمليـة لأزمنة مختلفـة حيث يتقـرر حفظ الوثائـق المتعلقة بمنطقةمعينـة و التي ترتبط بحدث معين و لاتـزال تحت الطلب من طرف الإدارة المنتجة أوتقـرر إستبقاءها نظـرا لأهميتها و للقيمة التـاريخية لتلك المنطقـةهـ _ الطريقة الزمنيـة :و هذه العمليـة تخص الملفـات المتكـررة حيث يتم حفظهالبضع سنـوات كل 5 سنوات أو 10 سنوات حسب أهمية الوثيقة و هنا يتم الفرز على أساسزمني، و بطريقة كرونولوجية.
3-2 الاقصاءو هو إتلافالوثائق التي لم تبق لها قيمـة إدارية ضمن المجموعة الأرشيفية و التي إتفـقبالإجماع على عـدم صلاحيتها و إنعـدام قيمتها إدارية كانت أو علمية أو تاريخية ،وعادة ما تقترن عملية الفرز بعملية الإقصاء
3-2-1أنواع الارشيفالقابل للاقصاءإن حفظ الملفـات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطـولا لامبـرر له مادامت مدة صلاحية الوثائـق المسلمة للموظفين قد إنقضى أجلها ، و عليه فإنالمديرية العامة للأرشيف الوطني-الجزائر- تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيميالتالية :
أ _ بطاقـات التعريف الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980ب _ جوازات سفر عاديـة : من 1963 إلى 1982ج _ جوازات سفر الحـج : من 1963 إلى 1990 ]
د _ تسريح بمغـادرة التـراب الوطني : من 1963 إلى 1979هـ _ رخصة الصيد : من 1963 إلى 1992 .
و _ لجان سحب رخصة السيارة : من 1963 إلى 1988 .
ز _ بطاقات تسجيل السـيارات : من 1963 إلى 1973ح _ أي مستند منسوخ زائد أصبح غيـرمستعملكما أن المديرية العامـة للأرشيف الوطني تمنع منعـا باتـا إقصاء الأرشيفالخاص بالفترة الإستعمارية مهما كانت طبيعته ، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصةبمرحلة الإستقلال و التي لم يذكر أي نوع منها أعلاه
3-2-2 طريقة الاقصاءتمـر عملية الإقصاء عبـر عـدة مراحـل هي :
-إعلامالهيئة المنتجة للوثائقو يتم إعـلامها كتابيا لإثبات المشورة و إخباره بأن الإقصاءسيتـم على مستوى رصيده و إعداد جدول الإقصاء و الذي يتكون من الرقم التسلسلي و إسمالمؤسسة و المصلحة المعنية بعملية الإقصاء و طبيعة الوثائـق المقتـرح إقصاؤها والحجم الإجمالـي للعلب المقتـرح إقصاؤها و مـدة الحفظ في الأرشيف وكذلك خانـة تخصالملاحظات
-تعيين لجنـة تشرف على عمليـة الإقصـاء
-ضبط محضـر إقصاء يوقععليه كل أعضاء اللجنـة . ويكون الإحتفـاظ بملف إثبـات سنـوي إجباريـا كدليل علىأنـواع الأرشيف المقتـرح إقصاؤه
-فيما يخص العملية الماديـة للإقصاء يمكنإتبـاع إحدى الطرق .
- الحرق الكامـل بإضرام نـار مراقبـة أو بإستعمال فـرنصناعـي .
-تسليـم الملفـات القابلـة للإقصاء إلى وحـدات الورق المقـوى والتغليف، و في هذه الحالة تكون اللجنة حاضرة خـلال عملية تهيئة الوثائـق للطحن ويتعيـن إرسـال نسـخ مطابقة للأصـل عن محضر الإقصاء إلى كل من الوزارة الوصيـة والمديريـة العامة للأرشيف
الخميس مايو 04, 2017 10:40 pm من طرف زائر
موضوع: المعالجة الفنية للأرشيف 
